Weet jij wat Deep Democracy is dan is deze blog misschien niets voor jou. Maar ken je het niet of heb je er vaag van gehoord, lees dan verder. Laat zien wat Deep Democracy is en wat jij er mee kunt. Deep Democracy (DD) een methode om de stem van de minderheid mee te nemen in een meerderheidsbesluit. Ontwikkeld in een Zuid-Afrika dat worstelde met de tijd na de Apartheid. Geen panacee voor alle problemen, wel een mooie manier van denken. En een manier om uitsluiting zo veel mogelijk tegen te gaan.

Nou, daar sta je dan. Jij bent de manager! Jij hebt het besluit genomen om bij klantcontacten langer door te vragen, waarom iemand wel informatie heeft ingewonnen maar uiteindelijk niet met jou in zee gaat. Een aantal medewerkers pakt het nieuwe script goed op. Een aantal gooit er met de pet naar, ze doen het niet. Zelfs nadat ik het een paar keer gevraagd heb. We hebben er al een paart keer bij een vergadering over gesproken. Toch doen ze niet zoals afgesproken. Ik overweeg nu zwaardere stappen.

Conflicten horen bij het leven

Conflicten en onenigheid horen bij het leven. Door er niet over te praten of ze uit de weg te gaan lossen we ze niet op. En vanzelf gaan ze niet weg.

Maar als we ons niet veilig voelen zullen we niet praten over wat we vinden en voelen. Deep Democracy is een manier om om te gaan met conflicten.

Want als we bij conflicten niet in verbinding blijven met de anderen ontstaat ruzie, onenigheid. Je groeit (snel) uit elkaar. Als je bij conflicten met elkaar in verbinding blijft, blijf je geïnteresseerd in andermans mening en zienswijze en zorg je dat de relatie in stand blijft. De methode Deep Democracy kan hierbij helpen.

Deep Democracy

Deep Democracy is een methode en komt oorspronkelijk uit Zuid-Afrika. Na afschaffing van de apartheid was er grote behoefte aan een democratische dialoogvorm die bestand was tegen de grote conflicten en emoties in het land. Deep Democracy is geen softe methode. De dingen die besproken moeten worden, worden besproken. Je hebt er lef voor nodig.

Daarom is het creëren van een veilig gevoel één van de belangrijkste voorwaarden bij deze methode. Veiligheid zorg dat je je mening kunt zeggen, ook al is die anders en zet hij de relatie op scherp.

Deep Democracy is een vorm van democratie. In een normale democratie nemen we een meerderheidsbesluit en is het jammer voor die mensen die een andere mening hebben. Bij Deep Democracy gaat het anders. Ook naar de minderheid wordt geluisterd. Er wordt gekeken hoe de stem van de minderheid meegenomen wordt in het meerderheidsbesluit.

Dan maar praten met de collega’s die weigeren om het nieuwe script te gebruiken. Je gaat, schoorvoetend, het gesprek aan. Je geeft aan dat, wat ze ook zeggen, het geen gevolgen zal hebben voor hun werk en hun baan. Dat je begrijpt ze het oneens zijn met het besluit. Dat het besluit niet teruggedraaid gaat worden, maar dat je wilt kijken hoe hun bezwaren meegenomen kunnen worden. Maar dan moeten de bezwaren eerst wel op tafel. En dan blijft het stil….

De Methode in het kort

We willen graag besluiten die goed zijn. Of je nu manager van een callcenter bent of politicus. De meeste mensen willen gehoord en serieus genomen worden. En als je dat doet krijg je vaak een beter besluit.

Hieronder leg ik in het kort uit hoe DD werkt. Het is niet meer dan een heel simpel stappenplan. Vooral de randvoorwaarden, zoals het creëren van veiligheid, zijn erg belangrijk.

Voordat je begint zal je een aantal zaken moeten regelen om de veiligheid in de groep te waarborgen. 

1. Weet dat niemand het monopolie heeft op de waarheid
2. Het gaat om de samenwerking te verbeteren en er samen uit te komen
3. Iedereen is bereid om over zichzelf te leren
4. Samen zijn we verantwoordelijk voor het creëren van een klimaat waar we ons vrijmoedig kunnen uitspreken.
5. We accepteren iedereen, maar niet ieders gedrag (hier zou je het meteen over kunnen hebben: wat is acceptabel gedrag).

Deze voorwaarden bespreek je van tevoren. En zeker de leidinggevende (of gespreksleider) heeft hier een belangrijke rol in.

Stap 1 – Verzamel alle invalshoeken

Bepaal een onderwerp of vraag (denk ook aan de socratische methode). De ingangsvraag hoeft niet de werkelijke vraag te zijn. Vaak kom je uiteindelijk wel terecht bij het werkelijke probleem.

Stap 2 – Verken de alternatieven

Als alle invalshoeken zijn bekeken. Kijk dan of er nog heel andere meningen, ideeën of invalshoeken zijn. Je gaat hier op zoek naar de minderheidsstandpunten.

Stap 3 – Verspreid het alternatief

Vraag aan anderen of ze het minderheidstandpunt(en) herkennen. Maak dat de mensen met het minderheidsstandpunt zich gesteund voelen.

Stap 4 – Stemmen

Nu iedereen gehoord is wordt er gestemd over één of meer voorstellen.

Voordat er gestemd wordt, worden er afspraken gemaakt over de manier van stemmen, wat ‘een meerderheid is’ en wat de consequentie zal zijn.

Bij het BESTE besluit wordt alle potentieel benut. Alle wijsheid van de meerderheid én de minderheid maakt er deel van uit.

Er zijn 3 mogelijkheden:

Een voorstel haalt het unaniem. Dan gaat dat gebeuren.

De stemmen staken omdat er geen meerderheid is of alle voorstellen krijgen evenveel stemmen.

Nu zal er gelobbyd moeten worden. Zorg dat iedereen zich nog een keer kan uitspreken: en houdt rekening met het principe dat een voorstel niet (meer) van één persoon is. Elk voorstel is nu van de hele groep.

Er is een meerderheid voor een voorstel.

Dat wordt het dan. 

Als er een meerderheid is, is er ook een minderheid. Nu wordt aan de minderheid gevraagd wat zijn nodig hebben om mee te doen met de meerderheid.

Stap 5 – Minderheidsstandpunt voegen bij het meerderheidsbesluit.

Nu komt er een nieuw besluit waar opnieuw over gestemd gaat worden. Mocht er nog niet unaniem voor gestemd worden ga je terug naar Stap 4 en kijkt of er nog alternatieven over het hoofd gezien zijn.

Komt de groep er dan nog niet uit dan is er blijkbaar (nog) iets anders aan de hand. Er is iets over het hoofd gezien. Vaak doet de gespreksleider dit door ‘kissing over the edge’ en gaat het ‘niet gevoerde gesprek’ voeren. Hier heb je aandacht voor de onderstroom.

Hier zitten zaken als saboteren, geen aandacht meer, grapjes, herhalen,

Vaak kom je hier verder door overdreven te gaan polariseren. Je zet eigenlijk de boel op scherp. Dit kan alleen als de veiligheid gewaarborgd blijft.

Stap 6 – terug naar de vraag en oplossen

Waarschijnlijk is bij stap 5 nu alles duidelijk geworden en zijn er nieuwe inzichten bijgekomen. En nu kan de groep tot een goed besluit komen, waarin de stem van de minderheid meegenomen.

Dit is een korte uitleg van de stappen bij Deep Democracy. Behalve methode (zoals hierboven uitgelegd) is DD ook een visie op de wereld. Waarbij conflicten er gewoon bij horen.

De manager heeft alle stappen van DD goed en integer uitgevoerd. En er is heel veel boven water gekomen: dat de tijd om het script goed uit te voeren veel te krap is dat de medewerkers meer zeggenschappen willen hebben over hun werk en dat ze zich meer gewaardeerd willen voelen. En dat ze ‘erbij willen horen’.

Er is uiteindelijk een goed besluit genomen waar iedereen zich in kan vinden. Iedereen vond het fijn om op deze manier over het onderwerp te praten en heeft er veel van geleerd. De stemming tussen de medewerkers is beter en het vertrouwen in de manager is toegenomen. Nu kijken of hij dit vol weet te houden.