Gisteravond, dinsdagavond, hebben we onze eerste, echte virtuele raadsvergadering gehad. Er zijn gemeenten waar de besluitvorming uitgesteld is tot er weer gewoon (??) vergaderd kan worden. Maar mijn inschatting is dat we dit vaker gaan doen, dus wen er maar aan. Met deze tips gaat het vast lukken.
Al dagen zaten we grappen te maken. Dat komt nooit goed, met al die ouwe mannen in de raad. Virtueel videovergaderen, via een internetverbinding, dat wordt niks. Maar, ik moet echt zeggen, het viel niet tegen. Er kwam aan het eind zowaar een debat(je) op gang.
Wat is er goed gegaan:
Het was door de griffie en de voorzitter van de raad goed voorbereid. Er was geoefend met diverse mensen. De raadsleden waren goed geïnstrueerd. De online procedures was goed doordacht. Stemmen gebeurde hoofdelijk, dat koste het meeste tijd. Maar verliep (bijna) helemaal goed. Over interrupties was goed nagedacht. Wat er mocht en niet mocht (juridisch) was van te voren uitgezocht en gecommuniceerd met de raadsleden
De voorzitter leidde de vergadering strak. Hij zat op zijn plek in de raadszaal. Er zat tempo in de vergadering en er was geen onzekerheid en twijfel.
Wat kon beter
De techniek laat ons af en toe in de steek. Ik weet niet of dat op te lossen is. Dus mensen waren verdwenen terwijl ze moesten stemmen.
Er zit een aantal seconden vertraging in het systeem, dus voordat je in beeld bent, hadden mensen hun punt al gemaakt, maar onzichtbaar (en soms onverstaanbaar). Dat leverde soms grappige situaties op.
Er was een beetje debat en overleg tussen fracties. En eigenlijk ging dat net als in de raadszaal: twee mensen zijn aan het debatteren (argumenten opnoemen) en de rest zit er bij en kijkt er naar. Een cursus debatteren zou voor onze raad een goed idee zijn. Of het nou real-life of virtueel gebeurt, debatteren zijn we niet zo sterk in.
Wat kun je als raadslid zelf doen
Bereid je goed voor
Wees inhoudelijk goed voorbereid. Het is nog belangrijker, dan bij een gewone raadsvergadering, om helder te hebben wat je wilt zeggen en hoe en waarom. En ook waar je vooral niet op wilt reageren.
Wat is je doel bij elk agendapunt: maak een lijst en stem af met je fractiegenoten.
Zorg voor de goede techniek
Zorg voor uitstekende technische ondersteuning: goede internetverbinding, goed wifi, goede camera, microfoon, etc.
zorg dat het geluid niet rondzingt (hadden wij, maar daarover later meer), dat levert een rotgeluid op.
Oefen van te voren
Oefen het van te voren uit en te na. Weet welke knop waarvoor dient. Iemand bleek niet te weten hoe zijn camera/microfoon uit moest dus die is de hele avond in beeld geweest, wat niet de bedoeling was.
Hou je aan de instructies
Volg de instructies goed. Dus als de afspraak is: microfoon uit, camera uit, doe dat dan ook.
Let op je omgeving/achtergrond
Let op compromiterende foto’s op de achtergrond.
En eigenlijk hoef ik die kunst van jou ook niet te zien. Word ik alleen maar door afgeleid. Je doet toch ook geen hawaiishirt aan tijdens een raadsvergadering?
Let ook op de verlichting. Wij maakten de fout door ééntje met de rug naar het raam te zetten. Het enige dat je van hem zag was een vage contour met een bak licht er achter. Niet zo slim van ons.
Regel de communicatie met de fractie.
Tijdens een raadsvergadering kun je, als fractie, snel even afstemmen. En tijdens een schorsing even overleggen. Hoe doe je dat tijdens een virtuele vergadering?
Ten eerste natuurlijk via Whatsapp, ideaal om snel te overleggen (of te roddelen). Ik heb whatsapp als tab in mijn browser, dus kan ik er altijd snel bij.
Je kunt tijdens een schorsing digitaal met elkaar overleggen via skype, jitsimeet (die gebruiken wij), whereby, zoom, microsoft meet of wat dan ook. Bellen kan natuurlijk ook.
Wij deden het anders. Wij zijn een fractie van 3 en hadden besloten om bij elkaar te zitten. Hierbij rekeninghoudend met de anderhalve meter. Zo kun je overleggen tijdens de vergadering en het is gezellig: koffie, koekje, overleggen, kletsen.
Op zich een slim idee. Echter, onze microfoons gingen rondzingen en dat leverde een heleboel commentaar op. Uiteindelijk zaten we met z’n drieen met oortjes in. Dus de communicatie werd wat lastiger, maar het rondzingen verdween.
Het nieuwe normaal
Dat online vergaderen niet overal goed gaat lees je in dit krantenartikel. In de gemeente Westerveld (Zuid-west Drenthe) laat de techniek ze in de steek.
Ook zijn er gemeenten waar de raadsvergaderingen uitgesteld zijn, tot we weer gewoon in de raadszaal kunnen.
Mijn inschatting is, dat we moeten kijken naar alternatieven voor het standaard vergaderen. Want ook voor onze groep geldt dat de anderhalvemeter samenleving het nieuwe normaal gaat worden. Door te doen alsof we terug kunnen naar hoe het altijd al ging, is kortzichtig.
Denk dus na over alternatieven: in een sporthal of andere grote ruimte vergaderen, gedeeltelijk fysiek/digitaal vergaderen, meer in kleine groepen vergaderen, etc.
Dus ik me maar eens bekwamen in het virtueel debatteren.
Hieronder staan wat tips:
Hoe hou je een virtueel betoog
VNG – Handboek virtueel vergaderen
Bronnen o.a.: Periklesinstituut, VNG, mezelf
